Die neue Realität: zeitgemässe hybride Meetings

Erinnern Sie sich noch an den Arbeitsalltag vor Corona? Meetings fanden selbstverständlich physisch vor Ort statt und alle sassen in einem Raum rund um einen Tisch. Danach gingen die Teilnehmenden noch einen Kaffee trinken – wenn nicht schon das nächste Meeting anstand. Die letzten beiden Jahre haben uns jedoch gezeigt, dass auch virtuelle Meetings reibungslos ablaufen können – natürlich vorausgesetzt, die erforderliche Technik ist vorhanden und funktioniert einwandfrei.

Viele KMU haben sich mit dem Thema Online-Meeting auseinandersetzen müssen, um den Betrieb auch in Zeiten von Restriktionen weiter aufrechterhalten zu können. Doch nicht nur eine Pandemie kann Unternehmen dazu veranlassen, sich verstärkt Gedanken über moderne Arbeitsformen zu machen. Hohe Reisekosten, zeitliche Einschränkungen und andere Gründe können dazu führen, dass manche Mitarbeitende nicht selbst vor Ort sein können. Also muss die Möglichkeit gegeben sein, sich per Videokonferenz zum Meeting dazuzuschalten.

Konsequenterweise haben mehr und mehr KMU an die Situation angepasste Arbeitsmodelle in ihren Unternehmen eingeführt: komplett virtuelle aus dem Homeoffice wie auch hybride Meetings. Bei der letzteren Variante sind einige Teilnehmende vor Ort, während sich andere aus der Ferne – remote – zuschalten. Dass bei der Kombination von mehreren Personen in einem Raum und weiteren, über einen Bildschirm übertragenen Teilnehmenden die Technik qualitativ gut sein und funktionieren muss, liegt auf der Hand.

Perfekt auf Ihr KMU abgestimmte IT-Infrastruktur

Während Laptops mit eingeschalteter Kamera für Zweiergespräche oder rein virtuelle Meetings in den meisten Fällen völlig ausreichend sind, benötigen Sie bei hybriden Meetings eine etwas ausgefeiltere IT-Infrastruktur. Die Anwesenden im betrieblichen Meetingraum müssen für die digital Zugeschalteten gut verstehbar sein, auch wenn sie nicht direkt vor einem Mikrofon sitzen. Im physischen Raum erzielen Sie eine adäquate Audioqualität durch ein gutes Tisch- oder Deckenmikrofon und sinnvoll platzierte Lautsprecher.

Für die visuelle Qualität sorgt zum Beispiel ein ausreichend dimensionierter Bildschirm, der für die Teilnehmenden vor Ort gut einsehbar ist. Der Bildschirm sollte über eine integrierte Kamera verfügen – oder Sie nutzen eine externe Kamera, die die Anwesenden im Raum für die virtuell Zugeschalteten auffängt. Und natürlich benötigen Sie eine Software für Videokonferenzen. Die Ausstattung hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise der Grösse des Raums oder der typischen Anzahl Anwesender.

Die remote eingewählten Teilnehmenden sollten über einen Computer mit Webcam sowie vorzugsweise externe Lautsprecher und Mikrofon verfügen. Sinnvoll ist die Verwendung von Headsets, da so störende Geräusche im Umfeld weitgehend ausgeblendet werden können. Bei hybriden Meetings kann es allerdings eine zeitliche Verzögerung des Audiosignals vom Homeoffice in den Meetingraum geben.

Rüsten Sie Ihre IT-Infrastruktur für hybride Meetings

Hybride Teambesprechungen sind eine gute Möglichkeit, die gesamte Belegschaft auf dem Laufenden zu halten – ob die Mitarbeitenden nun im Büro sind, im Homeoffice, an einem anderen Standort oder auf Geschäftsreise. Auch Vorstellungsgespräche mit neuen Bewerbern werden heute wie selbstverständlich digital durchgeführt. Oder denken Sie an Schulungen. Selbst Meetings mit Ihren Kunden können, wenn nötig, hybrid stattfinden.

Wenn Sie Ihre IT-Infrastruktur für die neuen Arbeitsmodelle wappnen möchten, empfiehlt sich Trutmann Informatik als Ihr Experte für ICT-Lösungen für KMU in der Region Basel. Wir sind spezialisiert auf Cloud-Lösungen und bieten Ihnen ausgereifte Konzepte rund um Hardware, Software und IP-Telefonie. Profitieren Sie von der umfassenden Beratung durch unsere erfahrenen Fachleute.

Die von vielen Betrieben gerade erst neu entdeckten modernen Arbeitsformen werden sich langfristig durchsetzen. Unternehmer stellen fest, dass virtuelle und hybride Meetings nicht nur das Firmenbudget schonen, sondern auch zeitsparend sind. Kurzfristig einberufene Besprechungen sind so auch bei mehreren Standorten möglich, ohne aufwendige Fahrten und zeitliche Verzögerungen hervorzurufen. Gerne zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten und erstellen Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes Konzept für hybride Meetings. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!